Tapahtumatalon maksuratkaisut ja osastotarjoilut

Maanantaina alkavat messut, torstaina on konsertti ja lauantaina ottelu. Joka kerta yleisö, myyntipisteet ja maksajat ovat erilaiset. Tiskillä maksetaan kortilla, näytteilleasettaja haluaa laskun ja konserttivieras on ostanut juomalipukkeen jo viikkoa aiemmin. Tapahtumatalon maksuratkaisun pitää taipua kaikkeen tähän niin, että luvut päätyvät silti yhteen paikkaan. Tämä opas kertoo, miten se toimii Solmiossa.

Yksi järjestelmä, monta tapahtumaa

Tapahtumatalossa myyntipisteitä avataan ja suljetaan tapahtuman mukaan. Solmiossa uusi piste avataan kirjautumalla kassalle ilman asennuksia. Kioskit, ravintolat, käsipäätteet ja itsepalvelukassat ovat samassa järjestelmässä, ja kaikkia hallitaan samasta portaalista.

Laitteita ei tarvitse mitoittaa vuoden suurimman tapahtuman mukaan. Omien kassojen rinnalle voi vuokrata lisälaitteita kauden tai yksittäisen tapahtuman ajaksi, ja ne tulevat valmiiksi asennettuina tuotteineen.

Tuotteet ja hinnat ylläpidetään kerran. Sama tuote voi olla myynnissä kioskilla, käsipäätteellä, verkossa ja itsepalvelukassalla samalla hinnalla ja ALV:lla.

Maksaja vaihtelee, järjestelmä pysyy samana

Samassa talossa maksaa monenlainen asiakas, ja jokaiselle on oma tapansa:

• Kävijä tiskillä maksaa kortilla tai mobiilisti. Kassalla voi ottaa vastaan myös ePassi-etuja.
• Kävijä ennakkoon ostaa ruoka- ja juomalipukkeet verkosta ja näyttää QR-koodin kassalla.
• Yritysryhmä tilaa lipukkeet laskulla, ja sinä päätät, laskutetaanko koko tilaus vai vain käytetyt lipukkeet.
• Näytteilleasettaja tilaa osastotarjoilut verkosta ja maksaa kortilla tai laskulla.
• Henkilökunta ja vieraat saavat ateria- tai juomaedut eVoucher-erinä, joita voi luoda kerralla tuhansia.

Kaikki nämä kirjautuvat samaan järjestelmään. Ei erillistä lipukejärjestelmää, tilauslomaketta tai laskutusexceliä.

Maksaminen ei saa pysähtyä

Kun tuhannet ostavat samalla tauolla, kassa ei saa jäädä odottamaan. Solmiossa voi käyttää kahta tai kolmea maksunvälittäjää rinnakkain, joko eri laitteilla tai samassa laitteessa. Jos yksi kaatuu, toinen jatkaa.

Kassa tallentaa myynnit laitteelle myös verkkokatkon aikana ja siirtää ne raportteihin yhteyden palattua. Tapahtumataloon voidaan rakentaa oma verkko varayhteyksineen, ja kassapäätteissä voi olla eri operaattoreiden SIM-kortit.

Lue lisää oppaasta Kassa ilman verkkoyhteyttä ja sivulta tapahtuman maksamisen varmistaminen.

Verkkokauppa ja kassat ovat samaa myyntiä

Tapahtumatalossa verkkokauppa ei ole erillinen järjestelmä, vaan osa samaa kassaa. Verkossa maksettu tilaus kirjautuu valitun myyntipisteen myynniksi ja näkyy samoissa raporteissa kuin tiskin myynti.

• Lipukekauppa myy ruoka- ja juomalipukkeet ennakkoon kävijöille ja yrityksille. Lipuke lunastetaan kassalla yhdellä skannauksella, eikä samaa lipuketta voi käyttää kahdesti.
• QR-itsepalvelu antaa kävijän tilata ja maksaa puhelimella noudettavaksi tai pöytään. Tilaus siirtyy myyntipisteelle maksun jälkeen, ja jono tiskillä lyhenee.
• Itsepalvelukassa jakaa ruuhkaa ravintolassa ja kahvilassa samoilla tuotteilla.

Lue lisää oppaasta Mikä verkkokauppa sopii myyntiisi?

Osastotarjoilut samaan kokonaisuuteen

Messuilla ja kongresseissa osastotarjoilut ovat oma myyntinsä. Ilman järjestelmää ne tulevat sähköpostilla, osa päivitettyinä kahdesti, ja joku kokoaa niistä Excelin keittiölle ja toisen laskutukselle. Solmiossa näytteilleasettaja tilaa itse verkosta, ja tieto on valmiina oikeassa paikassa.

Tapahtuma rakennetaan kerran. Tarjoilukauppa avataan tapahtumana portaalin Event Studiossa. Tilat & toimitus -välilehdellä lisäät hallit ja osastot sekä toimitusikkunat, eli ajat, joihin tarjoilun voi tilata. Tuotteet tulevat kassasta hintoineen ja ALV-kantoineen. Kun asetat tilausajat, kauppa sulkeutuu ajallaan.

Näytteilleasettaja tilaa itse. Asiakas avaa kaupan linkistä, valitsee hallin, osaston ja toimitusajan ja sen jälkeen tuotteet. Tuotekohtainen takaraja estää esimerkiksi erikoisruokien tilaamisen liian myöhään. Laskutusluvallinen yritys tilaa laskulla ja voi antaa tilaukselle oman viitteen, ja muut maksavat kortilla ilman kirjautumista. Kaupan voi myös upottaa järjestäjän sivuille.

Keittiö näkee määrät, tarjoilija työjonon. Tilaukset kootaan keittiön keräilylistaksi, jonka saa paikoittain, ja tuotematriisista näkee kerralla, montako kutakin tuotetta tarvitaan. Tarjoilija näkee oman työjononsa puhelimesta: tilaaja, paikka, aika ja rivit. Toimitus kuitataan valmiiksi ja toimitetuksi, ja päivän tilaukset voi tulostaa PDF:ksi. Asiakkaan viestit tilaukseen näkyvät portaalissa.

Sama myynti, sama lasku. Tarjoilutilaus kirjataan kassan myynniksi valitulle myyntipisteelle, ja raportilla voi verrata tilattuja määriä varastosaldoihin. Laskulla tilatut tilaukset kootaan koontilaskuksi tapahtumakohtaisesti, ja jo laskutettu rivi ei tule mukaan seuraavaan laskuun.

Ensi vuonna valmiina. Valmiin tapahtuman voi tallentaa pohjaksi. Kun samat messut palaavat, tuotteet, tekstit, kuvat, hallit, osastot ja toimitusikkunat ovat valmiina.

Samaan messutapahtumaan voi lisätä lipukekaupan kävijöille, joten näytteilleasettajat ja yleisö ostavat samasta talosta samoilla tuotteilla. Lue lisää sivulta Messujen tarjoilutilaukset.

Luvut pisteittäin, laskut kerralla

Tapahtuman jälkeen näet jokaisen myyntipisteen ja kanavan myynnin samasta raportista. Ennakkoon myydyt lipukkeet ja niiden lunastukset näkyvät eVoucher-raportissa kappaleina ja euroina.

Yritysasiakkaiden laskumyynnit kassalta, verkkokaupasta ja osastotarjoiluista kootaan koontilaskuiksi, esimerkiksi asiakkaan ja tapahtuman mukaan. Laskut ja päivän myynti lähtevät taloushallintoon valmiilla integraatiolla, ja kaikki data on saatavilla myös rajapinnan kautta.

Lue lisää oppaista Yritysasiakkaan laskutus ja Kassajärjestelmän integraatiot.

Ailo auttaa ennakoimaan seuraavan tapahtuman

Edellisen tapahtuman luvut ovat paras pohja seuraavan suunnittelulle. Solmio Ailo vastaa kysymyksiin talonne omilla luvuilla: mitkä pisteet ruuhkautuivat, mihin aikaan myynti huipentui ja mitkä tuotteet loppuivat ensimmäisinä. Kysy kuten kysyisit kollegalta, esimerkiksi "Miten viime vuoden messujen myynti jakautui tunneittain ja pisteittäin?".

Vastauksista näet, mihin pisteisiin tarvitaan lisää myyjiä, milloin kannattaa avata käsipäätteitä ja mitä tuotteita kannattaa varata enemmän. Ailo voi myös luoda ja lähettää eVoucher-erän keskustelussa, esimerkiksi esiintyjien tai talkoolaisten ateriaedut. Lähetys lähtee vasta, kun hyväksyt sen.

Ailoa kehitetään kohti ennustamista. Myyntihistorian ja tulevien tapahtumien perusteella se voisi arvioida ruuhkat etukäteen ja ehdottaa myyjämäärät ja ostot. Lue lisää oppaasta Tekoäly kassajärjestelmässä.

Ennen kauden alkua

1. Listaa tapahtumatyypit ja niiden myyntipisteet: messut, konsertit, ottelut ja yritystilaisuudet.
2. Päätä maksutavat kävijöille, yrityksille ja näytteilleasettajille.
3. Kytke verkkomaksut ja taloushallinto kerran koko talolle.
4. Rakenna ensimmäinen tapahtuma ja tallenna se pohjaksi.
5. Suunnittele verkko ja varayhteys ennen ensimmäistä suurta yleisöä.

Suunnitellaan tapahtumatalonne maksaminen yhdessä

Esittelyssä käydään läpi talonne tapahtumat, myyntipisteet ja maksajat. Katsotaan, miten tiskit, verkkokauppa, osastotarjoilut ja laskutus asettuvat samaan kokonaisuuteen.

Tutustu areenojen ja messujen kassoihin tai kerro talonne tapahtumista.