Ravintolan suurin säästö ei välttämättä löydy työvuorolistalta

Ravintolan kannattavuus on tiukilla. Raaka-aineet ovat kalliita, asiakkaat harkitsevat kulutustaan ja kiinteät kulut juoksevat, vaikka sali olisi puolityhjä. Kun tulos painuu miinukselle, katse kääntyy helposti työvuorolistaan. Ennen kuin karsit vuoroja, tarkista laskut, toimintatavat ja järjestelmät. Niistä löytyy usein säästöä, joka ei näy asiakkaalle.

Miksi ravintolan kannattavuus on koetuksella

Itä-Suomen yliopiston tutkijat haastattelivat 25 ravintolayrittäjää eri puolilta Suomea. Tutkimuksessa suurimmiksi haasteiksi nousivat kustannukset ja kannattavuus, kuluttajien käyttäytyminen sekä byrokratia. Kannattavuutta syövät kalliit raaka-aineet, työvoimavaltaisen alan suuret henkilöstökulut ja pieni liikevoittomarginaali.

Tutkijoiden mukaan ravintolan pahin kilpailija on kotisohva. Ongelma ei ole tyytymättömyys palveluun, vaan se, että ihmiset eivät lähde ravintolaan lainkaan. Juuri siksi palvelusta säästäminen on riskialtis ratkaisu. Jos asiakas on jo kerran päättänyt lähteä ulos syömään, hänen pitää saada syy tulla uudelleen.

Henkilöstöstä säästämisellä on hintansa

Henkilöstökulut ovat ravintolan suurimpia kuluja, joten niihin tarttuminen tuntuu luontevalta. Vähemmän työntekijöitä tarkoittaa kuitenkin usein pidempiä odotuksia, kiireisempää palvelua ja menetettyä myyntiä.

Ajatellaan perjantai-iltaa, jolloin salissa on yksi tarjoilija vähemmän. Juomien lisätilaukset jäävät tekemättä, koska kukaan ei ehdi kysyä. Seurue odottaa laskua kymmenen minuuttia ja päättää jättää jälkiruoan väliin. Pahimmillaan säästö heikentää juuri sitä kokemusta, jonka vuoksi asiakkaat palaavat.

Käy laskut läpi ennen vuorolistaa

Moni ravintola maksaa kuukausittain useasta palvelusta: kassajärjestelmästä, maksupäätteistä, korttimaksuista, raportointityökaluista, pöytävarauksista, kanta-asiakasohjelmasta ja erilaisista lisäosista. Yksittäinen lasku ei tunnu suurelta, mutta yhteensä summa voi olla merkittävä.

Kerää yhden kuukauden laskut pöydälle ja kysy jokaisesta:

• Käytämmekö tätä vielä? Lisäosa on voitu ottaa käyttöön kokeiluna ja unohtaa.
• Maksammeko samasta asiasta kahdesti? Raportointi, verkkotilaukset ja lahjakortit voivat olla sekä kassassa että erillisessä palvelussa.
• Milloin sopimus on viimeksi kilpailutettu? Hinnasto voi olla vuosien takaa, vaikka markkina on muuttunut.
• Mitä irtisanominen vaatii? Sitoutumisaika ja irtisanomisaika ratkaisevat, milloin säästö alkaa.

Korttimaksuissa kannattaa laskea efektiivinen prosentti eli kaikki kuukauden korttikulut jaettuna korttimyynnillä. Korttimaksujen hinta -oppaassa kerromme, mistä luvut löytyvät.

Tehokkuutta ei tarvitse hakea työntekijöiden selkänahasta

Pelkkä laskujen pienentäminen ei ratkaise kaikkea. Yhtä tärkeää on katsoa, mihin työaika kuluu. Jos tarjoilija kävelee tilauksen kanssa kassalle, kirjaa sen käsin ja palaa pöytään, aikaa kuluu asiaan, joka ei näy asiakkaalle.

Tyypillisiä aikavarkaita ovat:

• tilausten kirjaaminen kahteen kertaan, esimerkiksi lapulle ja kassalle
• verkkotilausten kopioiminen kassaan käsin
• laskun jakaminen laskimella seurueen kesken
• päivän myynnin kokoaminen useasta raportista kirjanpitoa varten
• jonot tiskillä ruuhkahuipun aikana.

Kun nämä vaiheet sujuvat, sama henkilökunta ehtii palvella paremmin. Tehokkuus ei siis tarkoita, että sama työ tehdään pienemmällä porukalla. Se voi tarkoittaa, että nykyinen porukka ehtii myydä enemmän.

Esimerkiksi QR-tilauksessa asiakas tilaa ja maksaa omalla puhelimellaan, ja maksettu tilaus menee suoraan keittiöön. Henkilökunnan aika vapautuu kirjaamisesta asiakkaiden kohtaamiseen.

Kassajärjestelmä voi olla helpoin säästökohde

Kassajärjestelmä mielletään usein pakolliseksi kuluksi, jota ei kannata ajatella sen enempää. Sen vaikutus ravintolan arkeen on kuitenkin suuri. Oikeanlainen järjestelmä voi pienentää kuukausittaisia ohjelmisto- ja palvelukuluja, poistaa päällekkäisiä työvaiheita ja antaa paremman kuvan siitä, mikä myy ja milloin.

Havainnollistava esimerkki:

Luvut ovat kuvitteellisia eivätkä sisällä vaihtokustannuksia. Laske oma vertailusi omista laskuistasi.

Vertaile siis muutakin kuin kuukausihintaa. Kysy, kuinka paljon aikaa järjestelmä säästää vuorossa ja mitä se maksaa kokonaisuutena. Ota mukaan myös vaihdon kustannukset ja käyttöönottoon kuluva aika. Kassajärjestelmän vaihtaminen -oppaasta näet, mitä vaihto vaatii valmistelua.

Säästä kuluista, älä asiakaskokemuksesta

Ravintolan tärkein kilpailuetu on sen kyky saada asiakkaat palaamaan. Osaava henkilökunta, sujuva palvelu ja hyvä tunnelma ovat asioita, joista asiakkaat maksavat myös vaikeampina aikoina.

Ennen seuraavaa henkilöstöleikkausta kannattaa kysyä yksi kysymys: voisimmeko säästää saman summan tekemällä asiat fiksummin sen sijaan, että tekisimme ne pienemmällä henkilökunnalla?

Vastaus voi löytyä yllättävän läheltä, esimerkiksi nykyisestä kassajärjestelmästä. Solmion hinnat ovat julkisia, joten voit verrata nykyisiä kulujasi hinnastoon jo ennen ensimmäistä puhelua. Jos haluat apua vertailuun, kerro nykyisestä kassastasi, niin käymme luvut läpi kanssasi.