Kassajärjestelmän vaihtaminen: mitä pitää valmistella?

Kassajärjestelmän vaihtaminen helpottuu, kun tuotteet, maksaminen ja koulutus valmistellaan ennen vaihtopäivää. Aloita sopimalla uuden toimittajan kanssa, mitä tietoja voidaan siirtää ja kuka tekee siirron. Vanhan kassan irtisanominen kannattaa ajoittaa vasta, kun uuden käyttöönoton edellytykset ja aikataulu ovat selvillä.

Kirjaa, mitä haluat vaihtamisella ratkaista

Tee lyhyt lista nykyisen kassan hankalista kohdista. Joudutko kopioimaan verkkotilauksia käsin? Ovatko raportit vaikeita löytää? Tarvitsetko liikkuvan kassan terassille tai paremman tavan jakaa laskuja?

Pyydä esittelyssä näyttämään juuri nämä tilanteet. Esimerkiksi ravintolassa kannattaa kokeilla pöytätilauksen kirjaamista, lisätilauksen tekemistä ja laskun jakamista. Pelkkä kassalaitteen ulkonäkö ei kerro, sopiiko sen käyttö työhösi.

Selvitä tuotetietojen siirto

Kysy nykyiseltä toimittajalta, missä muodossa saat tuoteluettelon ulos. Toimita uudelle toimittajalle näyte tiedostosta ennen kuin sovitte lopullisen aikataulun. Siirrettävyys riippuu lähtötiedoista ja järjestelmistä.

Tuoteluettelossa tarvitaan tavallisesti nimet, hinnat, tuoteryhmät ja arvonlisäverokannat. Käyttötavasta riippuen mukaan tulevat myös viivakoodit, koot, värit, annosten valinnat ja varastosaldot.

Siivoa samalla poistuneet tuotteet ja tarkista hinnat. Näin vanhan järjestelmän epäselvyydet eivät siirry uuteen kassaan. Jos seuraat varastoa, sovi myös, minkä ajankohdan saldoista uusi järjestelmä aloittaa.

Huolehdi vanhoista raporteista ja avoimista asioista

Tuotetietojen siirtäminen ei tarkoita, että myös vanha myyntihistoria siirtyy. Selvitä, miten saat aiemmat raportit talteen ja säilyykö pääsy vanhaan järjestelmään sopimuksen päätyttyä. Sovi kirjanpitäjän kanssa, mitä aineistoa tarvitsette vaihdon yhteydessä.

Käy erikseen läpi avoimet laskut, lahjakortit, ennakkomaksut ja keskeneräiset tilaukset. Niille pitää sopia käsittelytapa, vaikka varsinaista tietojen siirtoa ei olisi saatavilla.

Tarkista maksaminen ja muut palvelut

Kerro uudelle toimittajalle käyttämäsi maksupääte ja maksunvälityssopimus. Niiden jatkokäyttö selvitetään laite- ja sopimuskohtaisesti. Käy samalla läpi kirjanpito, verkkokauppa, ajanvaraus ja kanta-asiakaspalvelu.

Sovi, milloin kukin yhteys otetaan käyttöön ja miten toiminta testataan. Jos myyt sekä verkossa että myymälässä, varmista erityisesti tuotteiden, tilausten ja saldojen kulku järjestelmien välillä.

Varaa aikaa harjoitteluun

Valitse vaihtoon hetki, jolloin ehdit tarkistaa laitteet ja opastaa henkilökunnan. Myyntikatkon tarve riippuu toteutuksesta, joten sovi aikataulu etukäteen toimittajan kanssa.

Harjoitelkaa ainakin tavallinen myynti, virheellisen tuoterivin korjaaminen, käytössä olevat maksutavat ja päivän raportin avaaminen. Kirjatkaa myös, mistä apua saa ensimmäisten vuorojen aikana.

Solmiossa tuoterekisterin perustaminen ja peruskoulutus videoyhteydellä sisältyvät avausmaksuun. Paikan päällä tehtävästä asennuksesta sovitaan erikseen. Katso erittely hinnastosta.

Tarkistuslista ennen vaihtopäivää

• Tuotteet, hinnat ja verokannat on tarkistettu.
• Vanhojen raporttien saatavuus ja avoimien asioiden käsittely on sovittu.
• Laitteet, maksaminen ja tarvittavat integraatiot on testattu.
• Henkilökunnan tunnukset ja käyttöoikeudet ovat valmiina.
• Koulutus on pidetty ja tuen yhteystiedot löytyvät kassalta.
• Vanhan sopimuksen päättyminen ja laitteiden palautus on sovitettu aikatauluun.

Kerro nykyisestä kassastasi, niin käymme läpi, mitä Solmioon siirtyminen yrityksessäsi vaatii.