Ajanvaraus ja kassa samassa: opas palvelualalle

Asiakas soittaa kesken hiustenleikkuun. Ehditkö vastata, vai jääkö aika varaamatta? Illalla siirrät varauskalenterin palvelut kassaan ja tarkistat, myitkö lahjakortin vai hoitotuotteen. Kun ajanvaraus ja kassa ovat samassa järjestelmässä, sama asia kirjataan kerran. Tämä opas kertoo, miten se toimii Solmiossa.

Valmis pohja omalle alalle

Käyttöönotto alkaa toimialapohjasta. Pohjia on kymmenelle alalle: parturi-kampaamo, kauneushoitola, kynsistudio, ripsi- ja kulmastudio, hieronta, fysioterapia, jalkahoito ja -terapia, tatuointi ja lävistykset, personal training sekä lemmikkien trimmaus.

Pohjassa ovat valmiina alan tyypilliset palvelut kestoineen, valmistelu- ja siivousajat, lisäpalvelut, aukioloajat ja peruutusraja. Tatuointipohjassa on täysi-ikäisyyden tarkistus ja pidempi peruutusraja. Kaikkea voi muokata, ja pohjan voi ajaa uudelleen ilman, että tehdyt muutokset katoavat.

Jos teillä on useampi ala, esimerkiksi parturi ja kynsistudio, toisen pohjan voi lisätä samalle varaussivulle. Kummallekin alalle saa myös oman varauslinkin.

Palvelun hinta tulee kassasta

Jokainen palvelu kytketään kassan tuotteeseen. Varaussivun hinta on sama kuin kassalla, eikä hintaa voi muuttaa vahingossa vain toiseen paikkaan. Kun asiakas tulee käynnille, palvelu ja myyty hoitotuote menevät samalle kuitille.

Tekijälle valitaan palvelut, joita hän tekee. Kun palvelun tekee useampi, asiakas voi valita Ensimmäinen vapaa tekijä. Silloin vapaat ajat yhdistetään, ja varaus menee tekijälle, jolla on päivässä vähiten varauksia.

Asiakas varaa itse

Asiakas varaa ajan yrityksesi omalla varaussivulla. Sivulla näkyvät logo, värit ja yhteystiedot. Ennen vahvistusta asiakas näkee peruutus- ja siirtorajan sekä yhteystiedot.

Vahvistus tulee sähköpostiin kalenterikutsun kanssa. Jos asiakas haluaa, vahvistus tulee myös WhatsAppiin. Ennen käyntiä lähtee muistutus.

Asiakas voi siirtää tai perua ajan vahvistuksen linkistä. Kun aika vapautuu, saat siitä ilmoituksen sähköpostiin. Jos sopivaa aikaa ei löydy, asiakas voi jättää yhteystietonsa jonolistalle.

Asiakaskortti ja hoitotiedot

Varaaja tallentuu asiakasrekisteriin. Jos sama asiakas on ostanut verkkokaupasta, käytetään samaa asiakaskorttia, ja kortissa näkyy, että hän on myös ajanvarausasiakas.

Asiakaskortille voi kirjata hoitokäynnit alan lomakepohjalla. Terveyteen liittyvät esitiedot tallennetaan vain asiakkaan suostumuksella, ja suostumuksen peruminen poistaa ne. Jokainen hoitotietojen katselu ja muutos kirjataan lokiin. Kassahenkilö ei näe hoitotietoja.

Hieronnassa, fysioterapiassa ja jalkaterapiassa viralliset potilasasiakirjat kuuluvat potilastietojärjestelmään. Solmio muistuttaa tästä käyttöönotossa, ja näillä aloilla hoitokortit näkyvät vain kirjausoikeuden omaaville.

Lahjakortit ja hoitotuotteet verkossa

Ajanvaraus ei peri ennakkomaksua, mutta lahjakortin voi myydä verkossa. Lahjakorttikauppa luodaan pohjan mukana. Asiakas maksaa verkossa, saa lahjakortin sähköpostiin ja voi tallentaa sen puhelimen lompakkoon. Kassa lukee lahjakortin QR-koodista.

Hoitotuotteita voi myydä tuotekaupassa. Esimerkiksi shampoo eri kokoina tai kynsilakka eri väreinä näkyy yhtenä tuotteena, ja saldo tulee liikkeen varastosta. Asiakas valitsee toimituksen tai noudon liikkeestä.

Lue lisää oppaasta Mikä verkkokauppa sopii myyntiisi?

Näin pääset alkuun

1. Valitse toimialapohja ja tarkista palvelut, kestot ja aukioloajat.
2. Kytke palvelut kassan tuotteisiin, jotta hinnat ovat samat.
3. Lisää tekijät ja valitse, mitä palveluja kukin tekee.
4. Aseta logo ja värit, jotta varaussivu ja viestit näyttävät teiltä.
5. Jaa varauslinkki verkkosivuille, someen ja Google-profiiliin.

Katsotaan teidän kokonaisuus yhdessä

Palvelualalla kassa, ajanvaraus, lahjakortit ja hoitotuotteet ovat usein neljässä eri palvelussa. Solmiossa ne ovat yhdessä. Esittelyssä katsotaan, miten teidän palvelut, tekijät ja tuotteet asettuvat paikoilleen.

Tutustu palvelualan kassaan tai kerro, miten varaatte ajat nyt.