Kassajärjestelmä tapahtumiin

Tapahtuman kassojen suunnittelu alkaa myyntipisteistä: missä myydään, mitä myydään ja milloin asiakkaita on eniten. Tarvitset myös suunnitelman verkkoyhteyksille, myyjien perehdytykselle ja mahdollisille häiriöille.

Mitoita kassat myyntiin

Arvioi jokaisen myyntipisteen valikoima ja asiakasmäärä. Ruokatiskin, juomapisteen ja lipunmyynnin tarpeet voivat poiketa toisistaan. Käsipäätteellä myyntiä voi viedä myös kiinteän tiskin ulkopuolelle.

Kokeile esittelyssä tavallinen ostos alusta loppuun: tuotteiden valinta, maksaminen ja kuitin antaminen. Jos palautat pantteja tai käytät ruoka- ja juomalipukkeita, käy läpi myös niiden käsittely.

Perehdytä myyjät ennen porttien avaamista

Tapahtumassa kassaa voivat käyttää sekä ammattilaiset että ensimmäistä kertaa myyvät talkoolaiset. Selkeä tuotevalikko ja lyhyt käytännön harjoitus helpottavat aloittamista.

Sovi etukäteen, kuka kouluttaa myyjät ja mistä apua saa tapahtuman aikana. Harjoitelkaa myös väärän tuotteen poistaminen, maksun keskeytyminen ja vuoron päättäminen.

Suunnittele verkkoyhteys ja varayhteys

Yleisön käyttämä mobiiliverkko voi ruuhkautua. Selvitä kassojen yhteydet, kuuluvuus myyntipisteillä ja se, miten varayhteyteen siirrytään. Tarkista myös sähkönsaanti, akkujen kesto ja latauspaikat.

Kassan toiminta ilman verkkoyhteyttä ja korttimaksujen onnistuminen ovat eri asioita. Solmio tallentaa myynnit laitteelle verkkokatkon aikana ja siirtää ne raportteihin yhteyden palattua. Korttimaksujen toiminta riippuu maksupäätteestä, yhteydestä ja maksunvälittäjän ehdoista. Osa maksunvälittäjistä tukee myös offline-maksuja.

Tapahtumaa varten voidaan rakentaa oma 4G-verkko kuitunousulla. Varayhteytenä voi olla Starlink, 5G tai toinen laajakaistaliittymä. Kassapäätteissä voi olla omat SIM-kortit eri operaattoreilta, ja vaihto varayhteyteen voi tapahtua ilman myyjän toimenpiteitä. Paikan päällä voi olla tukitiimi, joka tuntee verkkoinfran. Kassapäätteet voidaan pitää toiminnassa myös sähkökatkon aikana.

Käytä useampaa maksunvälittäjää

Maksaminen ei kannata jättää yhden toimijan varaan. Solmio-kassa tukee kahta tai kolmea rinnakkaista maksunvälittäjää, joko eri laitteilla tai samassa laitteessa. Esimerkkejä ovat Nets, Verifone, Viva.com, MobilePay ja Solmio eVoucher.

Jos yksi maksupalveluntarjoaja tai välittäjä kaatuu, toinen voi jatkaa. Häiriötilanteessa käyttöön otetaan se palvelu, joka toimii. Osa välittäjistä, kuten Viva.com, tukee lisäksi rajattuja offline-tapahtumia, jolloin myynti voi jatkua myös verkkokatkon aikana.

Varaudu laitteiden katoamiseen ja kuormaan

Suurtapahtuma on houkutteleva kohde palvelunestohyökkäykselle, väärinkäytökselle ja järjestelmähäiriölle. Korttimaksaminen on eriytetty niin, ettei korttitietoja voi lukea poikkeustilanteessakaan. Kadonnut tai varastettu pääte voidaan jäljittää ja lukita etänä. Pantinpalautuksille on aikaraja ja euroraja.

Kuormituspiikki ei saa katkaista myyntiä. Automaattiset suojaukset pysäyttävät palvelunestohyökkäyksen vaikutukset ennen kuin ne näkyvät myynnissä. Maksamisen alustana on Amazon AWS.

Käy toimittajan kanssa läpi, mitä häiriötilanteessa tehdään ja kuka vastaa tarvittavista toimista. Lue lisää tapahtuman maksamisen varmistamisesta.

Seuraa myyntiä pisteittäin

Yhteisestä raportoinnista näet, miten myynti jakautuu myyntipisteiden ja tuotteiden välillä. Tietoja voi käyttää täydennysten ja henkilökunnan sijoittelun suunnitteluun tapahtuman aikana.

Jos mukana on alihankkijoita, sovi tilitykseen tarvittavat tiedot jo ennen tapahtumaa. Pyydä nähtäväksi esimerkkiraportti ja tarkista, että saat siitä kunkin toimijan myynnin sovitulla tavalla.

Ennakkomyynti ja messutarjoilut

Ruoka- ja juomalipukkeita voi myydä etukäteen verkossa. Tapahtumassa asiakas näyttää QR-koodin, joka luetaan kassalla. Maksamista ei tarvitse hoitaa uudelleen lunastuksen yhteydessä.

Messuilla näytteilleasettajat voivat tilata osastotarjoilut verkosta ja valita toimitusajan. Keittiö ja tarjoilijat saavat tilaukset omiin näkymiinsä.

Tutustu lipukekauppaan ja messujen tarjoilutilauksiin.

Pyydä eritelty tarjous

Kerro toimittajalle tapahtuman ajankohta, myyntipisteiden määrä, tuotteet ja arvioitu kävijämäärä. Pyydä tarjoukseen:

• Kassalaitteet, maksupäätteet ja tarvittavat lisälaitteet.
• Ohjelmistot, maksunvälitys ja datayhteydet.
• Toimitus, tuotteiden perustaminen ja myyjien koulutus.
• Verkkoyhteydet, varayhteydet ja mahdolliset varalaitteet.
• Tapahtumanaikainen tuki ja mahdollinen palvelu paikan päällä.
• Vuokra-aika, palautus ja tilitysraportit.

Tutustu Solmion tapahtumakassoihin ja pyydä tarjous tapahtumasi tarpeisiin.